Registrering og administrasjon av minnegaver
Oversikt over minnegaver
I denne guiden forklarer vi hvilke muligheter som ligger i minnegavemodulen i Winorg og hvordan den brukes, steg for steg.
Minnegavemodulen gir deg oversikt over alle minnegaver som doneres til organisasjonen. Du får oversikt over den avdøde, pårørende og alle givere i en samlet oversikt.
Du når minnegavemodulen via snarvei på startdashboardet ditt her:
Da får du frem en full oversikt over alle minnegaveregistreringer. Her kan du se hvilke avdøde som er registrert med hvilke pårørende, samt opplysninger om gaver. Du har også mulighet til å registrere nye avdøde.
Registrering av ny avdød
Du kan registrere en ny avdød direkte fra minnegaveoversikten her:
Da får du opp samme registreringsskjermbilde som for å opprette en ny person, men med noen ekstra felter. Det ligger inne dublettsjekk på personen så om du finner match med den avdøde i basen så kan denne velges.
I tillegg til de ordinære personopplysningene kan du også registrere inn avdøddato, begravelsesdato, pårørende, relasjon til pårørende og om gaver som samles inn skal øremerkes et bestemt formål. Dersom de pårørende velger å øremerke innsamlingen så vil alle gaver som registreres få dette prosjektet som forslagsverdi.
Det er bare mulig å registrere en pårørende.
Nye registrerte legger seg øverst i lista ved lagring. På en innsamling kan du navigere enten direkte inn på innsamlingen via «ID», direkte til den avdøde via «ID avdød» eller direkte inn på den pårørende via «ID pårørende».
Inne på innsamlingen (via ID) er bildet delt i to. Øverst ser du detaljert informasjon om hva som er registrert til nå, med mulighet for når som helst å redigere minnegaveinformasjonen. I den nederste delen har du mulighet til å registrere gaver direkte på innsamlingen, noe som forenkler arbeidsflyt betydelig. Det er altså ikke nødvendig å gjøre dette i bilagsregistrering.
Registrere en gave
Når du registrerer en innbetaling så er disse feltene tilgjengelig:
Betaler: Søk frem betaler. Her kan du bare søke blant allerede eksisterende personer i basen, så om personen ikke finnes må den registreres fra personer-skjermbildet.
Prosjekt: Hentet fra registreringen av den avdøde, kan overstyres.
Navn på minnekort: Mulighet til å overstyre navnet til betaler slik at man kan fylle inn et annet navn som giver.
Bilagsdato: Dato for innbetaling
Beløp: Beløp som er innbetalt
Bankkonto: Hvilken bankkonto innbetalingen kom inn på.
Gavene som registreres oppdaterer seg automatisk og umiddelbart så du kan følge med på det som er registrert. Du kan også overstyre giver i etterkant.
For å lage minnekort kan du eksportere alle innbetalinger til excel og flette de der.
Visning på person
På den avdøde vises minnegaveinformasjonen som en egen boks på dashbordet. Det samme gjelder relasjon til pårørende. Dersom du trykker på «Mer om minnegaver» så kommer du direkte inn på minnegaveoversikten for den avdøde.
På den pårørende vises informasjonen på denne måten:
Og for de som gir gaver så vises det i gaveoversikten
