Anonymisering

Anonymisering av aktører er å fjerne all identifiserbar informasjon. Det kan være flere grunner til at aktører skal anonymiseres. Enten fordi de selv ønsker å fjernes, eller at reglene om hvor lenge informasjon om et medlem/en giver kan være registrert hos en kunde er begrenset. 

I Winorg kan anonymisering gjøres både enkeltvis på hver aktør, eller som en automatisert rutine. 

Hva skjer når man anonymiserer?

Rutinen vil finne alle tabeller hvor ett eller flere av feltene finnes og erstatte de med X

• Etternavn
• Fornavn
• Personnummer
• E-postadresser
• Adressefelter

Dersom det er koblinger til denne aktøren som for eksempel annen betaler vil aktørid erstattes med X.  

Videre blir alle vedlegg som er sendt ut og andre vedlegg erstattet med en ny fil som bare inneholder teksten "Anonymisert". 

Når aktøren er anonymisert kommer det en liten "kvittering" i fritekstfeltet på aktør med henvisning til logid, slik at du kan sjekke hva som faktisk ble gjort. 

En anonymisering kan ikke angres. 

Anonymiseringsrutinene er mest hensiktsmessig å benytte for privatpersoner. 

Manuell anonymisering

For manuell anonymisering kan du velge statuskode "Anonymisert" på aktøren og lagre. Det tar litt tid og så kan du søke aktøren opp igjen. Da skal alt være anonymisert. 

Automatisert anonymisering

Automatisk anonymisering settes opp per kunde siden erfaringen viser at de fleste kundene har ulike kriterier for hva som skal anonymiseres. Dette er derfor noe som ikke igangsettes automatisk ved oppstart av Winorg. Ønsker du å få satt opp automatisert anonymisering kan dette bestilles hos Winorg. 

Her er litt forklaring og tips til hvordan en slik definering foregår: 

Hvem skal uansett ikke anonymiseres

Det kan være hensiktsmessig å si noe om hvem som uansett ikke skal anonymiseres. Da sikrer man at man ikke anonymiserer for mange. Her er eksempler på hvilke parametre som kan hensyntas:

• Aktive medlemstyper
• Aktive roller, verv, relasjoner
• Betaling siste x periode
• At man er tilknyttet utvalgte moduler
• At man har bestemte kategorikoder eller klassifiseringskoder/statuskoder
• At man er annen betaler på en aktiv rolle
• At man finnes som minnegavemottaker
• At man er bruker, bedrift, forening, prosjekt
• Utvalgte kjønnskoder
• Kjøpte adresser (disse skal fjernes på andre måter)
• At man er kursdeltaker
• At man er verver

For eksempel kan man angi at alle som har aktive medlemtyper, abb.typer etc, har aktive verv, relasjoner, samtykker- og reservasjoner, betaling siste x år ikke skal anonymiseres. Det kan også være spesielle moduler som gjør at man ikke skal 

Regler for hvem som skal anonymiseres

Her setter man også opp et regelverk for hvem som er potensielle til å bli anonymisert så sant de ikke finnes i lista over hvem som ikke skal anonymiseres. Her er eksempler på hvilke parametre som kan hensyntas: 

• Hvor lenge siden siste reskontropost
• Hvor lenge siden siste kampanjeutsendelse
• Hvor lenge siden aktivt medlemskap
• Hvor lenge siden aktive roller, verv, relasjoner 

Hvordan igangsettes automatikken

Når regelverket er satt opp vil Winorg igangkjøre dette sammen med kunden slik at det skjer kontrollert og kan verifiseres at det blir riktig.