Kontingent : sum på reskontro stemmer ikke
Som standard forventer Winorg at når man sender ut en faktura på et beløp så er det beløpet på fakturaen som innbetales. Når denne feilmeldingen kommer er det nettopp for å fortelle at det faktisk ikke har skjedd, det har blitt innbetalt noe annet enn hva fakturaen sa. Og det kan være at det enten er innbetalt for mye eller for lite sammenlignet med fakturaen.
Det er godkjenningsreglene i Winorg som stopper opp betalingen, fordi vi har stilt inn løsningen til å si at om det ikke betales akkurat hva fakturaen inneholder så skal oppdateringen stoppes med denne feilmeldingen.
Dersom det er innbetalt for lite
Det første vi vil anbefale å gjøre er å navigere over til aktøren det gjelder (ved å trykke på navnet i bilagslinja, husk å trykke "tilbake" øverst når du skal tilbake igjen til innbetalinger) for å forsøke å forstå hvorfor det er betalt mindre enn hva du fakturerte.
- Kan det være at dere har fakturert for en samlefaktura men så har vedkommende bare betalt for en ting?
- Kan det være at dere har fakturert for et beløp som kan leses feil? For eksempel at man fakturerer 520 og så betaler man 500 eller 502?
Hensikten med den vurderingen er å ta stilling til om gjenstående beløp skal innkreves eller krediteres, se punkt lengre ned.
Det første steget du må gjøre er å godkjenne og akseptere den innbetalingen som faktisk har kommet. For å gjøre det så velger du "Jeg vil - Ignorere godkjenningsreglene". Da sier du at du vil at innbetalingen skal føres på fakturaen selv om beløpet er for lite.
Når det er gjort så kan du oppdatere bunken på nytt (se forklaring her) og da vil trolig feilmeldingen forsvinne og innbetalingen hoppe over til "Innbetalingslogg".
Du bør videre ta stilling til om gjenstående beløp skal purres eller om du skal kreditere resterende beløp. Om du velger å kreditere må du søke opp aktøren igjen, stå på reskontroen og velge handling på fakturaen som heter "Krediter faktura". Da får du opp beløpet som er i differanse og kan velge å kreditere det. Når det er gjort er reskontro i 0.
Hvis du velger å la beløpet stå så blir aktøren purret på å innbetale gjenstående beløp. Det er aldri slik at dette beløpet blir med på neste faktura. Du må altså enten kreditere det eller purre på det.
Dersom det er innbetalt for mye
Dersom det er innbetalt for mye har du 2 valg:
1. Du kan ta imot innbetalingen og tenke at det er forhåndsbetaling for neste faktura. Da vil neste faktura bli fratrukket det som er betalt for mye.
2. Du kan ta imot innbetalingen og så utbetale den igjen til aktøren.
For å ta imot innbetalingen som forhåndsinnbetaling:
Dersom aktør har innbetalt for mye så er det akkurat samme operasjon som over med å velge "Jeg vil - Ignorere godkjenningsreglene"
Da vil innbetalingen oppdatere seg og reskontro vi si at det er penger til gode på personen.
For å ta imot innbetalingen og utbetale den igjen:
Da kan du velge det andre valget under "Jeg vil", nemlig "Jeg vil - Ignorere godkjenningsreglene og lage utbetalingsbilag". Når du velger dette så tar Winorg imot innbetalingen, men lager samtidig et utbetalingsbilag. Utbetalingsbilaget legger seg i menyen for "Utbetalinger" og behandles videre der, se mer info her
Dersom det er innbetalt riktig beløp men meldingen kommer likevel
Noen ganger vil du se at innbetalt beløp stemmer med det som er utestående i reskontro. I de aller fleste av disse tilfellene så er det fordi aktøren har valg en tidligere faktura og betalt det samme med da feil fakturanummer. Da sier Winorg fra at fakturaen som vedkommende forsøker å betale på en gang til er oppgjort, men så ser du samtidig at det finnes en annen faktura som er utestående.
Enkleste løsning er da å stå på fakturanr og trykke søk så du får opp søkesiden for faktura, der velger du bare å søke videre og da får du opp riktig faktura å matche mot. Du trykker bare på riktig rad og så blir den med tilbake, og så kan du oppdatere bunken igjen.
