Generelt om Registreringer til godkjenning

Hvordan behandler man registreringer til godkjenning?

Det første du må se på er hvilken status de ulike transaksjonene har. Ved å sjekke nøye på de så ser du hva som allerede er behandlet ok og hva du må gjøre noe med for å få godkjent posten. 

Det er disse statusene som kan forekomme: 

• Til behandling (B): Dette er transaksjoner som du som kunde har fått satt opp manuell behandling av. Det betyr at disse bør sjekkes før de godkjennes. 
• Feil (F): Denne statusen fremkommer om Winorg har forsøkt å oppdatere data men ikke fått det til, pga noe feil. Da står det en melding som forklarer hvorfor. Da kan du rette opp og forsøke å godkjenne på nytt. 
• Oppdatert (O): Alt er oppdatert og ok. 

En liste kan typisk se slik ut: 

• Her ser du på den øverste raden at aktør (person) har blitt oppdatert (O) men at medlemskapet fortsatt står til behandling (B). Det betyr at du må manuelt godkjenne medlemskapet for at alt skal være ok. 
• På den nest nederste raden står det bare "Ansettelsesforhold (B)" uten "Aktør". Det betyr at aktørid på personen er sendt inn og dermed behandles den ikke, men det har kommet en endring på ansettelsen som må behandles manuelt. Dette skjer typisk ved endringer fra Min Side hvor det er kjent hvem endringen gjelder, og hvor man da ikke har behov for godkjenning av personen. Dersom personen også hadde endret mobilnummer eller e-post ville også "Aktør" blitt vist. 
• På den nederste raden ser du at aktør (person) står til behandling (B) og Fast Giver til feilet (F). Her er det noe som må gjøres med både person og fast giver-avtalen for å få denne posten godkjent. Når posten står slik har ingenting blitt registrert inn i Winorg ennå og ny fastgiver har ikke fått velkomstdialog. Det skjer først når alt er oppdatert. 

Navigering i lista

I lista har du 2 muligheter for navigering

1. Du kan trykke på selve raden. Da vil behandlingsbildet for transaksjonen åpne seg og du kan se hva som er sendt inn ut fra hvilke overskrifter som ligger der. Når du velger å "Godkjenne" eller "Avvise" så lukkes dette behandlingsbildet og du kommer tilbake til lista. Du kan også komme tilbake til lista ved å trykke "Lukk", da er det ikke gjort noen endringer. 
2. Du kan trykke på aktørid. Da vil du navigere inn på aktøren for å se hva som faktisk er registrert på denne. For å navigere tilbake tykker du "Tilbake" øverst i bildet. 

Metoder for å behandle transaksjonene

Det er flere måter du kan behandle transaksjonene på. 

• Du kan stå på oversiktsvisningen og velge en/flere ved å hake av på venstre side og så velge "Godkjenn" ,"Avvis" eller "Vent". Da behandles alle disse transaksjonene samlet. Det er ikke så ofte denne massehåndteringen benyttes siden den forutsetter at du kan lese ut fra oversikten at alt er ok for å godkjenne eller avvise alle poster. 
• Du kan trykke inn på en rad for å se mer detaljer og så øverst velge enten "Godkjenn ubehandlede" eller "Avvis ubehandlede". Da godkjenner du eller avviser alle transaksjoner på en aktør som ikke allerede er godkjent. 
• Du kan gå inn på en aktør og på en og en bolk og velge å behandle denne ene ved å enten velge "Godkjenn" eller "Avvis". Hvis du trenger å gjøre endringer før du godkjenner kan du også velge "Lagre uten å godkjenne"

For å jobbe mest mulig effektivt lønner det seg å godkjenne på øverst mulig nivå. Ofte tar man en titt på alt på aktøren ved å ekspandere og kollapse de ulike seksjonene og så velger man øverst på aktøren å godkjenne eller avvise. 

Kolonner som vises i lista

• Registrert: Tidspunktet for når registreringen ble sendt inn til Winorg
• Status: Inneholder en kommaseparert liste med statuser på registreringene 
• Bruker: Navn på bruker som har gjort siste endring
• Behandlet idag: Vi viser registreringer som er ferdig behandlet av pålogget bruker samme dag slik at man enklere får oversikt over hva man har gjort i løpet av dagen. De som er godkjent får status OK og forsvinner fra lista neste dag. Antall i overskriften teller ikke med de som har status ok. 
• Match: Forteller om vi har funnet aktørid basert på at den er sendt inn fra web, den er funnet ved match i Winorg eller om vi har opprettet ny aktør pga manglende match. 
• Detaljer: Viser mer detaljert informasjon om status og hvilke type transaksjoner som er sendt inn. 
• Ny-innmelding: Settes automatisk når medlemskap registreres til godkjenning dersom aktøren ikke er aktivt medlem pr. dags dato. Den settes også dersom et tidligere medlem melder seg inn på nytt etter å ha vært utmeldt.
• Navn, Adresse, Postnr, Poststed, Mobil, Epost hentes fra det som er sendt inn dersom dette faktisk er sendt inn. Dersom denne informasjonen ikke er sendt inn men vi vet hvilken aktør det gjelder så hentes informasjonen fra aktøren i Winorg.