Registrering av innbetalinger

De aller fleste innbetalinger leses inn automatisk i Winorg hvor du kan se de her i fanen "Registrere innbetalinger" før de automatisk oppdateres og flyttes over til arkfanen for "Innbetalingslogg". De blir også liggende igjen her dersom de er forsøkt oppdatert men det har skjedd en feil i oppdateringen. Da ligger innbetalingene igjen her med en feilmelding som må ryddes i før man forsøker å oppdatere igjen. 

Det er også her man registrerer manuelle innbetalinger. 

Registrering av manuelle innbetalinger: 

Tips! Dersom du skal registrere manuelle innbetalinger for kontingent har vi en alternativ og forenklet måte å gjøre det på ved at du søker frem medlemmet og fører innbetalingen direkte på medlemskapet, se mer info om dette under Personer - Medlemskap. 

Hvis du skal registrere manuelle innbetalinger under hovedmenypunkt Økonomi ➡ Innbetalinger ➡  så velger du "+Legg til ny"

Registreringsbildet åpner seg og er klart til utfylling. Alle felter med * er obligatoriske og må fylles ut.

Det er bygget inn logikk her som er ment å skulle gjøre det enklere for deg når du registrerer. Det første man pleier å gjøre er å søke frem personen/bedriften som har betalt. Når denne er søkt frem så får du en liste under "Gjelder" som tar hensyn til hvem du har søkt frem. Dersom aktøren du har søkt frem har fått kampanjer men ikke respondert eller fått faktura og ikke betalt så vises disse øverst i liste, sortert med de nyeste først. Vi antar det er mest sannsynlig at det er en av disse det betales på. 

Ellers fungerer feltene som følger: 

• Betaler
  • Skriv inn navn og trykk søk (eventuelt enter)
    • Ved treff på aktør, trykk på rett linje i resultatet og aktøren blir valgt og tatt med tilbake til registreringsvinduet.
    • Finner man ikke aktøren trykk på "Ny person" eller Ny bedrift" for å opprette.
      • Oppretter man ny og trykker lagre kommer man tilbake til registreringsvinduet hvor den nye aktøren er valg.
      • Avbryter man, kommer man tilbake til registreringsvinduet uten valgt aktør

• Bilagsdato
  • Velg datoen som står på "innbetalingsslippen"
    • Dette er datoen som pengene kom inn på konto og er datoen man skal registrere at det er betalt

• Innbetalt til
  •  Kontonummeret som står på "innbetalingsslippen"
    • Dette er kontoen pengene er betalt til og skal registreres på

• Fakturanummer
  • Her søker man opp for å se om det finnes en faktura som pengene skal føres mot
  • Når en innbetaling føres mot en faktura vil fakturaen stå som betalt. Hvis man ikke fører betalingen mot rett faktura vil fakturaen stå som ubetalt og vil bli purret
  • Dersom du velger "Kun åpne fakturaer" så får du også med krav hvor trekklister ikke er oppdatert, dvs der kravbeløp er 0 og purrekode er større enn 0 (i praksis "foreløpig krav trekk")

• Beløp
  • Skriv inn innbetalt beløp fra "innbetalingsslippen". Det er det beløpet som er registrert inn på organisasjonens konto

• Gjelder
  • Hva gjelder innbetalingen, f.eks: medlemskap, fastgiver, gave. Denne lista er sortert smart. Det betyr i praksis at vi viser det som ikke er betalt/respondert på øverst og med (ikke betalt) som visualiserer at vedkommende har mottatt noe fra organisasjonen, men ikke betalt. Det er derfor svært sannsynlig at innbetalingen gjelder dette. 

• Prosjekt
  • På gaver benyttes prosjekt mye. Hvis man samler inn penger til brønnboring, bygge sykehus og infrastruktur, kan giverne velge (hvis de har lyst) å gi direkte til ett av formålene

• Hvis det er en anonym gave, så huker man av det☑
  • Da blir navn Anonym, men man fremdeles fylle ut øvrige punkter med *

• Bilagsart
  • Vi henter bilagsart basert på oppsett om denne finnes. Du må ikke registrere bilagsart dersom du registrerer kontonummer men kan det om ønskelig. Da vil i så fall bilagsart overstyres til det du registrerer. 

• Lagre

Da er det klart for neste registrering eller man kan oppdatere den/de registreringene man har gjort. Det er først når betalingene er oppdatert at de synes på aktøren og eventuelt føres mot en faktura. Det bør ikke registreres innbetalinger med forskjellige dato i en oppdatering. Dvs. har du to registreringer 02.05.2021 og fire 04.05.2021 så registrere du først de fra 02.05 og oppdaterer, så registrere man de fire fra 04.05. Dette for å ha så ryddig reskontro som mulig for regnskap. De vil ikke ha innbetalinger med forskjellige data i samme innbetalingsbunke (bunkenr)

Se egen guid for oppdatering av innbetalingsbilag.