Slå sammen dubletter
Automatisert person-dublettsammenslåing
Winorg tilbyr automatisk dublettsammenslåing ut fra et regelsett vi blir enige om. Winorg vil da hver natt kjøre en jobb som identifiserer dubletter og slår de sammen. På denne måten kan du være sikker på at databasen din til enhver tid har så god kvalitet som mulig.
Som et tillegg eller en erstatning for automatisk dublettsammenslåing så kan man også slå sammen dubletter manuelt. Se beskrivelse for det under.
Manuell person-dublettsammenslåing
Dublettsammenslåing skjer i flere steg.
- Identifisering av dubletter
- Merking av dubletter
- Gjennomgang av informasjon på dublettene
- Sammenslåing
Identifisering av dubletter
Dubletter må identifiseres i "Personer"-lista siden det er der vi har løsning for å merke de som dubletter. Vi viser alltid de 25000 nyeste registrerte personene i personer-lista så hvis du har mer enn det kan det lønne seg å lage et filter som viser alle personer, se beskrivelse her for hvordan du gjør det.
Når du har alle personer i lista kan du filtrere på ulik informasjon for å finne de som er dubletter.
Merking av dubletter
Marker hvilke aktører som skal slås sammen ved å hake av til venstre. Trykk på "Slå sammen". Det vil komme opp en dialogboks hvor man må bekrefte. Dette sender aktørene til kø for å slås sammen. Du kan merke inntil 5 personer samtidig.
Gjennomgang av informasjon på dublettene
Når du har markert dubletter for sammenslåing legger de seg i en rapport som heter "Dublettliste" Her lister vi ut hvem som er koblet sammen og som blir sammenslått. Ut fra et regelverk i Winorg har vi valgt hvilken person som skal beholdes og hvilken som skal bli sammenslått og deretter fjernes. Betydningen av å beholdes er at all informasjon på denne personen blir beholdt og så blir ekstra informasjon fra dublett-personen lagt til. Vi velger personen som skal beholdes etter disse kriteriene:
- Statuskode merket med anonymisering.
- Statuskode merket med død/avviklet.
- Statuskode merket med utmelding.
- Andre statuskoder.
- Uten statuskode.
- Statuskode merket med stopp utsendelser.
- Nyeste fra dato på aktiv rolle.
- Nyeste fra dato på aktiv DM-kode.
- Nyeste endringsdato på aktør.
- Nyeste dato opprettet på aktør.
- Høyeste aktørID.
Sammenslåing
Dublettlisten viser øverst alle som er planlagt slått sammen. Sammenslåingen skjer hver natt slik at i morgen vil disse som nå står som "Bestilt" være ferdig.
Dersom du ser at noe er feil i listen over planlagte sammenslåinger kan du trykke "Fjern fra lista". Da nullstilles forslaget om sammenslåing og begge personene vil fortsette å vises i Winorg. Det kan være smart å trykke deg inn på de personene som har blitt sammenslått for å være sikker på at all informasjon ser riktig ut etterpå. Det hender at dine friske øyne er bedre enn vår maskinelle vurdering.
Hvis rutinen har feilet ved forsøk på å slå sammen to aktører så vil årsaken til feilen være angitt i kolonne «Status». Linjen bør da fjernes fra lista hvis ikke meldingen tyder på at det er midlertidige driftsproblemer eller tilsvarende som gjør at sammenslåingen har feilet. I eksempelet under så er det egenskaper ved aktørene som gjør at disse ikke er mulig å slå sammen, og slike tilfeller anbefales da å fjerne fra lista.
Linjer med status «Ferdig» er da allerede slått sammen. Aktørid som er angitt i kolonne «Dublettid» finnes da ikke lenger i Winorg, derfor går det ikke an å klikke seg inn på denne.