Oversikt over betalt/ikke betalt medlemskontingent
Hva er et betalende medlem?
Det kan være flere definisjoner på hva et betalende medlem er. I Winorg sine standard-rapporter forholder vi oss til hvilke perioder et medlemskap er betalt for. En periode er èn måned, dvs 12 perioder i året. Når man fakturerer for medlemskap så fakturerer man alltid for en "fra periode" og "til periode". For de som får årlig faktura vil denne inneholde betaling for 12 perioder, og om man får faktura hver måned betaler man for en periode.
Et medlem regnes som betalende så lenge man har fått mulighet til å betale og man er innenfor forfallsdato på faktura. Med det mener vi at selv om du er litt sent ute med faktureringen, for eksempel at du fakturerer 20. mars for mars måned så vil medlemmet fortsatt regnes som betalende etter 1. mars. Når det er fakturert for mars den 20. mars med 21 dagers forfallstid så vil medlemmet fortsatt regnes som betalende så lenge man er innenfor forfallsfristen. Det er først når man har blitt fakturert og ikke betalt innen forfall at man regnes som ikke betalende medlem.
Dersom vi skulle sagt at et medlem var ikke betalende dersom man fakturerte litt senere enn vanlig og medlemmet betalte innen forfallsdato ville man fått store og unaturlige svingninger i betalende medlemmer. Da kunne man risikere å ha 1000 betalende medlemmer 28. februar, så fikk man 0 betalende medlemmer 1. mars og så 1000 betalende medlemmer igjen når alle betalte fakturaen i mars/april.
Betaltstatus er noe som regnes ut for hvert medlem og du kan lese mer her om hvordan det beregnes.
Rapporten "Ikke betalende medlemmer"
Rapporten "Ikke betalende medlemmer" viser der hvor vi har sendt en faktura for en periode og hvor betaling ikke har kommet innen forfallsdato slik at det er grunn for ekstra oppfølging. Det vil være disse som er gjenstand for purre-rutinene hvor de blir bedt om å betale enten 1,2 eller 3 ganger. De vil stå som "Ikke betalende medlemmer" helt til de har betalt faktura/purring.
I rapporten viser "Termin" den nyeste "fra terminen" det ble fakturert for men som ikke er betalt. Og i "Saldo" viser vi hva som er utestående for kontingent.
Dersom medlemmet aldri har betalt vil feltene for "Betalt til" og "Siste betaling" stå tomme. Men om medlemmet har betalt tidligere så vil disse feltene være utfylt med beløpet på nyeste innbetaling og hvilken "fra periode" denne betalingen gjaldt for.
Medlemmer som har betalt
De fleste medlemsrapportene våre har feltet for "Betaltstatus" tilgjengelig og dette beregnes som forklart over. Her regnes man altså som betalende helt til man har fått en faktura som ikke er betalt innen forfall.
Oversikt over utestående medlemskontingent på aktive medlemmer
Dersom du har gode rutiner for å kreditere kontingent ved utmelding, enten automatisk eller manuelt (les mer om det her) så vil rapporten "Aldersfordelt saldoliste" være den beste å bruke for å få oversikt over hvilke medlemmer som har fått faktura men ikke betalt.
Om du tar utvalg på dagens dato og bare for medlemskap vil du her se alle som har en saldo og om den ikke er forfalt og evt hvor lenge det er siden den har forfalt. Fra denne oversikten kan du navigere inn på aktøren og se nærmere på informasjonen.
Denne lista kan enkelt eksporteres til excel hvor du kan summere eller lage pivot for å få oversikt over de ulike totalsummene.