Kreditering og Tapsføring

Automatisk kreditering ved stopp eller bytt av medlemskap og redigering av abonnement

• Ved stopp eller bytt av medlemskap og redigering av abonnement i Express/Total så får du valg om å kreditere tilhørende fakturaer som en del av arbeidsflyten.
• Valget dukker bare opp dersom du faktisk har utestående fakturaer.
• Ved å ta stilling til kreditering når medlemskap/abonnement avsluttes er det ikke behov for å rydde noe i reskontroen etter avslutning. 
• Der faktura som krediteres gjelder flere aktører, så krediteres kun den delen av fakturaen som gjelder det spesifikke medlemskapet eller abonnementet som stoppes. Ett unntak fra dette er dersom et hovedmedlem meldes ut; da krediteres hele fakturaen fordi også tilknyttede husstandsmedlemmer blir automatisk meldt ut.
• Dersom medlemskap/abonnement avsluttes med stoppdato frem i tid bestilles kreditering til dette tidspunktet. Man kan ikke se denne bestillingen, men den ligger der. 

Kreditering av èn faktura

Dersom du har en faktura du ønsker å kreditere kan du gjøre det direkte fra reskontroen. Valget kommer bare frem dersom fakturaen fortsatt er utestående, dvs at den ikke er betalt i sin helhet eller allerede kreditert tidligere. 

Når du trykker på "Krediter faktura" får du opp spørsmål av typen: "Vil du kreditere faktura 93687 på kr 2.268,-?". Beløpet som kommer frem her er summen av beløpet som er igjen å kreditere på fakturaen (fakturert minus betalt). 

Her kan du velge om kreditnota skal sendes eller ikke og også hvor mye som skal krediteres. Hvis man velger å sende kreditnotaen, så håndteres den akkurat likt som en faktura og går da ut med valgt kanal.

Angre kreditering av faktura

Dersom du ønsker at kreditnotaen skal «nullstilles» kan du bruke dette valget. Når du angrer en kreditering så lages det en motpost som gjør at kreditnotaen ikke gjelder lengre. Du kan fortsatt se både kreditnota og angring av kreditnota i reskontro.

Dersom linjen gjelder kreditering av en faktura med flere linjer så kan også brukeren velge hvilke av linjene som skal angres.

Det er ingen sperre for å angre en kreditering som allerede er angret, dvs man kan angre samme kreditering mer enn én gang.

Når man velger linjer for å angre kreditering så vises tilsvarende informasjon på hver linje som blir vist når man skal kreditere. For varesalg (lag faktura) er det ikke laget støtte for å angre deler av en kreditering, bare hele.

Reskontroposten som gjelder angre kreditering bruker krediteringen som utgangspunkt, men med noen endringer:

• Bilagsdato er den samme, men det sjekkes om den ligger innenfor åpen regnskapsperiode. Hvis ikke så vises følgende feilmelding: Regnskapsperioden er ikke åpen. Bilagsdato ligger for langt tilbake i tid.
• Fakturanummer endres til opprinnelig fakturanummer, dvs. samme fakturanummer som lå på opprinnelig faktura som ble kreditert.
• Opprinnelig fakturanummer blankes.
• Bilagsart settes til ny standard bilagsart "Angre kreditering" (ANGKRD).
• Forfallsdato beholdes, men dersom den er blank settes den til i går.
• Fortegn snus på beløp, mva. og avrundingsbeløp.
• Purrekode settes til 1 dersom faktura (ekskludert krediteringen) har noe utestående. Ellers settes den til 0.

Alle linjer legges inn i en bunke som merkes med teksten "Angre kreditering [fakturanummer]", og bunken blir automatisk oppdatert. 

Massekreditering

Vi har ikke løsning for massekreditering, men vi har en jobb som automatisk krediterer utestående kontingent på utmeldte medlemmer. Jobben må startes for de kundene som ønsker å ha dette satt opp og heter AUTO-JOBB-KREDITERING (begrep). 

Tapsføring

Vi har lagt inn en midlertidig løsning for tapsføring frem til vi har endelig løsning på plass. Endelig løsning er at man skal kunne stå på en faktura i reskontro og velge "Tapsfør". 

Midlertidig løsning er at man i skjermbilde for registrering av innbetalinger får opp valg om tapsføring på bilagsart. For at en tapsføring skal gjelde som en "motpost" til et krav så må det brukes negativt fortegn på beløpet. 

Man finner oversikt over tapsføringer under Økonomi - Fakturering - Kreditering og tapsføring

Oversikt over alle krediteringer og tapsføringer

I hovedmenypunktet "Økonomi" - "Fakturering" har vi laget en egen arkfane som heter "Kreditering og tapsføring" hvor man får oversikt over alle krediteringer og tapsføringer som er gjort. 

Når skjermbildet åpnes må du velge hvilket tidsrom du ønsker å se på og hvilke typer du vil se transaksjoner for. 

• "Opprettet fra" er påkrevd. Som standard settes denne til 3 måneder tilbake i tid.
• "Gruppering" viser alle grupperinger (rollegrupper) tilknyttet roller i reskontro. Stoppede roller og gaveroller ekskluderes. Det sjekkes at modul tilknyttet rollegruppe finnes.
• For hver enkelt pålogget bruker så lagres de kriteriene som brukes slik at det er de samme kriteriene som vises/brukes neste gang man går inn på listen.

Du får da opp en liste som viser oversikt over hvilke krediteringer, angre krediteringer og tapsføringer som er gjort. Fra denne lista kan du navigere over til personen/bedriften/foreningen det gjelder. 

• Når man står på øverste foreningsnivå (hvis man har tilgang) så begrenses ikke hvilke aktører som vises. Når man står på underliggende foreningsnivåer så begrenses aktører til de som har en aktiv foreningstilknytning til foreningen (eller underliggende). For fagforeninger gjelder dette de med aktive ansettelsesforhold med tilhørighet til foreningen.
• Listen viser både:
• Reskontro der bilagsart har type K samtidig som:
• enten negativt beløp 
• eller bilagsart ANGKRD (angre kreditering)
• eller beskrivelse av bilagsart inneholder teksten "kredit".
• Reskontro der bilagsart har type T.
• Kolonne "Gjelder" viser både hovedrolle og evt. underrolle.
• Standard sortering er at nyeste rad vises først.