Registrer deg

Fakturering av Medlemskontingent

Automatisk fakturering

Det er vanlig at all fakturering av medlemskontingent skjer automatisk. Automatisk fakturering består av følgende deler: 

  • Rutinen kjører på angitt tidspunkt
  • Rutinen kravkjøring medlemskontingent basert på valgte kriterier
  • Rutinen distribuerer faktura til riktig kanal. 
    • For AvtaleGiro sendes krav til Mastercard
    • For Vipps Faste betalinger sendes krav til Vipps
    • For eFaktura sendes krav til DNB 
    • E-post og SMS sendes automatisk
    • Brev via Addoro sendes automatisk
    • Brev i Winorg legges klar til utskrift
  • Vi oppdaterer kravbunken automatisk
  • Det lages alltid en fakturakopi basert på standardmal som lagres i reskontro 
  • Alle fakturaene listes ut i "Fakturalogg". Dersom noe feiler ifm distribusjon listes dette i tillegg ut i "Feilliste" under fakturering. 

 

Kriterier for fakturering av Medlemskontingent

Fakturering av medlemskontingent skjer automatisk basert på informasjon som ligger på medlemskapet. 

Det er pris, betalingstype og neste fakturadato som avgjør når medlemskontingenten blir fakturert. 

   

      

Pris

  • Medlemsskapet må ha en pris for å bli med i faktureringen. Dersom prisen ikke er overstyrt vil prisen som faktureres være årlig pris delt på betalingsfrekvens. 
  • Dersom du ønsker at medlemmet skal få en spesialpris ved første fakturering så kan du legge inn den prisen i feltet for "Første pris". Når vi fakturerer så sjekker vi om det finnes et beløp der, og gjør det det så fakturerer vi det beløpet og så sletter vi det som ligger i feltet etterpå. Det er altså en engangsoverstyring. Første pris kan settes så mange ganger man vil. Dette er en funksjon som er fin å bruke om man vil gi nye medlemmer et tilbud ved innmelding så kan man si at årsprisen er 200 men første fakturering betaler man bare 150 kr. Det kan også benyttes om noen medlemmer er på vei ut og så sier man at de kan få et spesialtilbud med å bare betale 50 kroner neste periode. . 

Betalingstype

  • Medlemskapet må ha en betalingstype som faktureres. Det er betalingstypene "Giro", "AvtaleGiro", "Mobil", "Trekk" og "Vipps Faste Betalinger" som faktureres.
  • Betalingsvalgene "Egen ordning" og "Venter på AvtaleGiro" er ikke med i noen kravkjøringer. 

Neste faktura

  • Medlemsskapet må ha angitt en Neste fakturadato. Det er hva som står i neste fakturadato i kombinasjon med kriteriene for automatisk kravkjøring som bestemmer når medlemskapet faktureres. 
  • Når et medlemskap opprettes vil Winorg foreslå en neste fakturadato. Det kan være 1.i denne måneden eller 1. i neste måned. Dette avtales som regel med kunden ifm oppstart av Winorg. 
  • Dersom man velger 1. denne måned vil medlemmet betale for hele måneden uansett når i måneden man blir medlem. Og velger man 1. neste måned vil medlemmet få gratis medlemskap ut innmeldingsmåneden. Ulempen med 1. neste måned er at vi da ikke sender ut faktura med en gang men venter til fakturadatoen er innenfor kriteriene for automatisk kravkjøring, så dette blir en vurdering.
  • Noen velger også å legge inn eksakt dato for når man ble medlem slik at man er medlem fra dato til dato. 
  • Når fakturadato er innenfor intervallet i automatisk kravkjøring blir det automatisk fakturert og neste fakturadato settes automatisk frem i tid ut fra betalingsfrekvens. Om man har fakturadato 1.4 i år og betalingstermin 1 gang i året blir neste fakturadato 1.4 neste år. 
  • Dersom du ønsker at alle skal få faktura 1.1 hvert år og fakturere tilfangst ut året må du sette fakturadato 1.1 i år på alle nye medlemmer uansett når på året de melder seg inn. Da vil de etter fakturering få satt 1.1 neste år som neste fakturadato slik at de blir med på hovedkjøring neste år. 
  • Om et medlem meldes inn i august og neste faktura-dato settes til 01.08.xx så kan man overstyre denne til 01.10.xx dersom medlemmet ikke skal betale for de to første månedene. 
  • Dersom vi ikke skal fakturere kan du la være å fylle ut en dato her. 

 

 

Kriterier for kravkjøring

Det er ulike kriterier ut fra hvilken betalingsløsning som benyttes. Her er en oversikt over hva som ligger i våre standard-rutiner. Disse kan overstyres og endres på for hver kunde, så det er ikke sikkert det ser akkurat slik ut hos deg, men det gir uansett en god pekepinn på hvilke kriterer som tas hensyn til. 

 

Kriterier for automatisk kravkjøring Giro

Den automatiske kravkjøringen for Giro går som standard hver morgen kl 08.00. 

Det settes opp for hver kunde hvilke kriterier som kreves for å bli med i kravkjøringen, men standard oppsett er som dette: 

  • Faktura dato mellom 1.1. inneværende år og dagens dato + 21 dager (begrenser til 1.1 så man ikke får med gamle krav)
  • Alle medlemstyper
  • Betalingstype Giro
  • Kravtype Alle medlemmer
  • Forfallsdato dagens dato + 21 dager
  • Automatisk oppdatering av kravbunken

Det er mulig å dele opp Giro-kravkjøringen slik at den for noen medlemstyper kjører en gang i døgnet (eller flere) og for andre hvert kvartal eller årlig. 

Når denne rutinen er kjørt så har vi laget Giro for alle som skal ha det. Da er det opp til prioritering av kanaler og oppsett av dette for å styre hvem som skal sendes i hvilken kanal. Dette settes også opp til å gå automatisk for kunden. Vi har i dag disse mulighetene for å distribuere giro: 

  • Via eFakturaløsningen vår hvor alle som har ja til eFaktura får faktura i nettbank/vipps. eFaktura sendes ut automatisk. 
  • Via multikanalløsningen hvor man kan angi prioritet mellom sms, e-post og brev. 
    • På SMS kan man liste ut betalingsinformasjon og/eller sende betalingslenke via Netaxept. SMS sendes ut automatisk. 
    • På E-post kan man liste ut betalingsinformasjonen, legge ved faktura som vedlegg og/eller sende betalingslenke via Netaxept. E-post sendes ut automatisk. 
    • På brev kan man liste ut betalingsinformasjon. Brev må skrives ut manuelt via brev til utskrift i Winorg. 
  • Via postdistribusjon via Addoro hvor vi sender faktura til print og distribusjon, slik at den sendes til mottakers adresse. 

 

Kriterier for automatisk kravkjøring AvtaleGiro

Den automatiske kravkjøringen for AvtaleGiro går som standard 25. i hver måned kl 08.00

Det settes opp for hver kunde hvilke kriterier som kreves for å bli med i kravkjøringen, men standard oppsett er som dette: 

  • Fakturadato mellom 1.1 inneværende år til og med siste dag i neste måned
  • Alle medlemstyper
  • Betalingstype AvtaleGiro
  • Kravtype Alle medlemmer
  • Automatisk oppdatering av kravbunken
  • Forfallsdato = trekkdato
  • Bankvarsel Ja eller Nei

Dersom man har efaktura vil betaler motta varsel i form av efaktura-informasjon som ikke skal betales. 

Kriterier for automatisk kravkjøring Vipps Faste Betalinger

Den automatiske kravkjøringen for Vipps Faste Betalinger går som standard 25. i hver måned kl 08.00

Det settes opp for hver kunde hvilke kriterier som kreves for å bli med i kravkjøringen, men standard oppsett er som dette: 

  • Fakturadato på dagens dato
  • Alle medlemstyper
  • Betalingstype Vipps Faste Betalinger
  • Kravtype Alle medlemmer
  • Automatisk oppdatering av kravbunken
  • Forfallsdato dagens dato

 

Manuell fakturering

Dersom du ikke har tid eller ønsker å vente på automatisk fakturering så kan du også fakturere manuelt. Dette kan typisk gjelde om du endrer på medlemskapet og ønsker å få sendt ut faktura umiddelbart og ikke vente til neste dag. Dette gjelder bare for betalingstype Giro. 

 

Annen betaler

Annen betaler betyr at faktura og purring går til denne personen/bedriften i stedet for til medlemmet selv.

Dersom medlemmet betaler selv er det ikke behov for å fylle ut annen betaler. 

Reskontro for faktura vil ved annen betaler ligge på annen betaler. På medlemskapet viser vi en visning av reskontro slik at man ser status også på den som eier medlemskapet. 

Vi trenger din tilbakemelding!