Automatisk fakturering og mulighet for pause
Som hovedregel er all fakturering i Winorg automatisert.
Dette håndteres på følgende måte:
Frekvens på fakturering
Winorg setter opp en automatisk jobb som forteller på hvilket tidspunkt og med hvilken frekvens faktureringen skal kjøre. Dette settes opp for hver type faktureringsrutine, dvs en for kontingent, en for fast giver, en for forsikring, en for kurs, en for restansekrav, en for trekk og en for abonnement.
De fleste faktureringsjobbene går daglig, tidlig om morgenen, for eksempel hver dag kl 7. Men for AvtaleGiro, Vipps Faste betalinger og Trekk kjøres vanligvis jobben en gang i måneden. Noen kunder ønsker også at faktureringsjobben skal kjøres 2 ganger om dagen.
Kunden vil sammen med Winorg avtale både frekvens og klokkeslett på de ulike faktureringsjobbene slik at disse passer best mulig opp mot kundens arbeidsprosesser.
Kriterier for fakturering
For hver faktureringsrutine kan man velge input og kriterier for kravkjøringen. Hvilke roller skal faktureres, hvilken betalingstype, fra hvilke tidspunkt, minimumsbeløp, hva skal settes som forfallsdato etc. Denne informasjonen lagres i et oppsett i Winorg (BEGREP), en for hver faktureringstype og innenfor der igjen, en for hver betalingstype.
Når den automatiske faktureringsjobben går så er det disse kriteriene som benyttes for hver gang.
Det er også mulig å ha 2 ulike kriterier innenfor samme faktureringstype, for eksempel en for noen type medlemskap og en annen for andre type medlemskap.
Distribusjon av faktureringen
For hver faktureringsjobb med kriterier man setter opp så må man også bestemme hvor alle data skal havne. Skal noen av fakturajobbene sende videre resultatet til andre partnere/løsninger. Dette settes opp i Winorg (BEGREP) og vil gjelde for de som sender data til Nets for AvtaleGiro, til eFaktura-hub for eFaktura 2.0, til 21Grams (Addoro) for distribusjon eller til Compello for distribusjon.
Oversikt automatisk fakturering
Mange organisasjoner ønsker ikke å sende ut faktura når alle er på ferie, for eksempel en periode i løpet av sommeren eller i jula. Som kunde har du ikke selv mulighet til å definere hvilke rutiner som kjører automatisk, men kan via innstillingerskjermbilde for fakturering se hvilke rutiner som går automatisk og definere tidspunkter for når de skal pauses eller begrenses til å gå som.
Kalender
Det finnes 2 ulike kalendertyper:
- EKSKLUDERENDE, da kjører rutinen hver dag UNNTATT de datoene som er angitt i kalenderbegrepet. (Man setter rutinen på "pause for en periode").
- INKLUDERENDE, da kjører rutinen KUN på de angitte dagene. (Man bestemmer hvilke dager rutinen skal kjøre. Hvis ingen dager angis, så er rutinen pauset inntil man fjerner kalenderen fra rutinen, eller endrer på kalenderverdiene).
Det mest vanlige er å bruke "Ekskluderende" kalender. Da er utgangspunktet at rutinen kjører som vanlig med unntak av noen datointervaller. Som vist under så kan du legge inn flere datointervaller i samme kalender.
Du skal være ops om du benytter "Inkluderende" kalender og rutinen ikke kjører "Daily". Hvis rutinen for eksempel kjører 25 hver måned så er det bare 25 som det er mulig å påvirke. Om du vil at rutinen heller skal kjøre 23 i hver måned så må du kontakte Winorg for å endre på dette. Om du setter kalenderen til å bare kjøre 23 hver måned, så vil man 23 ikke finne noe å kjøre, heller ikke på 25. Her er det derfor veldig viktig å ha et forhold til hva som er utgangspunktet for rutinen.
