Registrere nytt medlem

Steg for steg registrering av nytt medlemskap

De aller fleste medlemskapene sendes inn automatisk i Winorg og de kan enten godkjennes automatisk fullt ut eller du kan ta en sjekk på de før de endelig godkjennes. Se mer informasjon om automatisk godkjenning av medlemskap her. 

Når du skal registrere et medlemskap manuelt må du stå på en person eller en bedrift. 

Velg "+ Medlemskap" 

Da åpnes et bilde hvor du skal fylle ut informasjon som er relevant for medlemskapet. Hvilke felter som vises her vil variere litt fra kunde til kunde. Noe informasjon er obligatorisk å fylle ut, og er markert med * for å tydeliggjøre det. Vi hjelper også med forslagsverdier for noen felter for å forenkle registreringen. 

Her er beskrivelse for de ulike feltene: 

• Medlemskap (hvilken medlemstype som skal registreres). De aller fleste kundene har flere medlemstyper å velge mellom og det er derfor viktig å velge riktig medlemstype i nedtrekksmenyen. Når du har valgt medlemstype viser vi hva som er årlig pris på valgt medlemskap. 
• Fra dato (fra hvilken data skal medlemskapet være gyldig). Vi fyller ut forslagsverdi for fradato og innmeldt dato (det ligger der også før medlemstype er valgt). Innmeldtdato er første gang et medlemskap opprettes på en person. Fradato er for hvert enkelt medlemskap. Disse to feltene benyttes for å kunne skille mellom endring mellom medlemskap og helt nye medlemmer. Dette feltet er mest relevant for fagforeninger siden flere av disse bruker ulike medlemsroller for å bytte på betalingstype av medlemskap. Feltet innmeldtdato kan derfor settes og redigeres for fagforeninger. For andre organisasjoner benyttes det ofte for overgang fra student til vanlig medlem, hvor man da kan se at personen har vært medlem før når vedkommende meldes inn som vanlig medlem. 
• Foreningsknytning. Forening er et viktig felt dersom du er i en distribuert organisasjon siden det er denne knytningen som styrer hvem som skal få tilgang til å se medlemmet. Vi har 2 måter å koble et medlem til en forening: 
  • Via medlemskapet. Dette gjør alle medlemsorganisasjoner og pasientorganisasjoner.  
  • Via ansettelsen. Dette gjør alle fagforeninger. 
  • Beskrivelsen her gjelder foreningsknytning via medlemskapet. Les mer om foreningsknytning via ansettelse her:

• • Når du registrerer manuelt vil felt for "Forening" automatisk fylles ut med den foreningen som ligger øverst i organisasjonsstrukturen som du har tilgang til. Denne kan overstyres og du kan velge en annen forening dersom medlemmet skal knyttes til et lokallag eller fylkeslag eller til andre deler av organisasjonsstrukturen. Når du har knyttet medlemskapet til en forening betyr det at de som har tilgang til denne foreningen og underrliggende foreninger vil se og ha tilgang til medlemmet. Foreningsknytning bør alltid legges på laveste nivå, men det er også mulig å legge knytningen direkte på fylkeslag eller sentralt. 
  • Fast lokalforening. Foreningsknytningen er som standard knyttet til hvor medlemmet bor, enten via postnummer eller kommune. Så dersom medlemmet flytter vil foreningsknytningen automatisk oppdateres. Dersom du vil at foreningen som står på medlemskapet uavhengig av medlemmets adresse så kan du huke av for fast lokalforening. I så tilfelle vil foreningsknytningen ligge fast uansett bosted. 
• Hovedmedlem. Dersom dere har husstandsmedlemskap så vil du ved registrering av husstandsmedlemmer få opp valg om å registrere hovedmedlem for å koble medlemskapene sammen. Les mer om husstandsmedlemskap her. 
• Antall blad. Dersom dere sender ut medlemsblader så settes det trolig 1 i dette feltet som forslagsverdi. Det betyr at medlemmet vil stå på medlemsblad-lista med 1 blad i kraft av å være medlem. Dersom medlemmet ikke skal ha blad kan feltet blankes og hvis medlemmet skal ha flere blader så kan antallet oppjusteres. Du kan lese mer om medlemsblad her. 
• Innmeldingsårsak. Dersom organisasjonen ønsker å logge hvorfor medlemmet ble medlem kan du velge riktig innmeldingsårsak fra nedtrekkslista. Om du er usikker på hva du skal velge kan du velge "Annet". Hvilke valg som vises i denne lista er bestemt av organisasjonen og kan enkelt utvides med flere valg. Årsakene styres av et register for innmeldingsårsaker. Lista er lik både for medlem, abonnement, forsikring og fast giver. 
• Verver: Det er mulig å angi hvem som har vervet medlemmet. I så tilfelle må verver ligge som person fra før av og kan dermed velges fra nedtrekkslista. 
• Informasjon: Fritekst hvor du kan registrere div info relatert til medlemskapet. 

Felter relatert til fakturering og betaling av medlemskap

Dersom medlemskapet skal faktureres så er det en del viktig informasjon som må registreres på medlemskapet. For å få fakturert må minst dette være registrert: 

• Betalingstype kan være automatisk fylt ut. Her kan man velge mellom AvtaleGiro, Egen ordning, Giro, Mobil, Trekk, Venter på AvtaleGiro, Vipps, Vipps Faste Betalinger. Mer om de ulike betalingsmulighetene kan du lese her. 
• Betalingsfrekvens. Angir hvor ofte det skal faktureres. 
• Neste faktura angir når vi skal sende faktura neste gang og kan være forhåndsutfylt basert på noen regler som er satt for organisasjonen. Datoen kan overstyres dersom den ikke stemmer. Så om et medlem meldes inn i august og neste faktura-dato settes til 01.08.2023 så kan man overstyre denne til 01.10.2023 dersom medlemmet ikke skal betale for de to første månedene.  Og dersom vi ikke skal fakturere kan du la være å fylle ut en dato her. Neste faktura sammen med oppsett for hvilke datoer man tar med i kravkjøringen bestemmer når medlemmet faktureres. Noen velger å fakturere løpende mens andre fakturerer ut året og så har de hovedkjøring fast en gang i året. Winorg støtter begge deler.  Les mer om fakturering her. 
• Annen betaler betyr at faktura og purring går til denne personen/bedriften i stedet for til medlemmet selv. Dersom medlemmet betaler selv er det ikke behov for å fylle ut annen betaler. Søket går mot person/bedrift/forening som pålogget bruker har tilgang til. Reskontro for faktura vil ved annen betaler ligge på annen betaler. På medlemskapet viser vi en visning av reskontro slik at man ser status også på den som eier medlemskapet. 

Dersom disse 3 feltene er fylt ut og medlemskapet har en pris så blir medlemmet fakturert på angitt betalingsmåte på den datoen som er valgt som fakturadato (neste faktura). 

Dersom du ønsker at medlemmet skal få en spesialpris ved første fakturering så kan du legge inn den prisen i feltet for "Første pris". Når vi fakturerer så sjekker vi om det finnes et beløp der, og gjør det det så fakturerer vi det beløpet og så sletter vi det som ligger i feltet etterpå. Det er altså en engangsoverstyring. Første pris kan settes så mange ganger man vil. Dette er en funksjon som er fin å bruke om man vil gi nye medlemmer et tilbud ved innmelding så kan man si at årsprisen er 200 men første fakturering betaler man bare 150 kr. Det kan også benyttes om noen medlemmer er på vei ut og så sier man at de kan få et spesialtilbud med å bare betale 50 kroner neste periode. . 

Det ligger noen egne felter som bare gjelder for AvtaleGiro.

• Feltet for trekkdag Forteller hva som skal være trekkdag. Om ikke noe angis velger Winorg standard oppsett for dag, vanligvis den 20 i måneden. Dette styres via parameter. 
• Bankvarsel angir om man skal sende bankvarsel ved AvtaleGiro. Om man setter nei her vil man ikke sende bankvarsel. NB! Om man har AvtaleGiro i kombinasjon med eFaktura 2.0 så vil det fortsatt sendes eFaktura-informasjon. eFaktura defineres ikke som varsel, men som dokumentasjon for hva som skal betales. 
• Kontonummer. Bare til informasjon. Må registreres manuelt. Brukes helst ved manuell registrering av AvtaleGiro hvor man ønsker å holde styr på informasjon som er registrert på manuell slipp.