Triggerbasert (Automatisk) kommunikasjon
Hva betyr triggerbasert kommunikasjon
Triggerbasert kommunikasjon betyr at noe sendes ut automatisk basert på en hendelse som skjer. Slike hendelser kan trigges både av kursdeltaker selv eller av den som administrerer kurset. Eksempler på triggerbaserte hendelser for kurs kan være registrering av påmelding fra web, godkjenne deltaker, sette deltaker på venteliste, kurset settes til ferdig etc.
Disse triggerbaserte kommunikasjonene settes opp som en del av kursoppsettet før påmeldingene begynner å komme inn.
Hvilken triggerbasert kommunikasjon finnes i standard:
Bekreftelser
Kommunikasjon ved registrering på web
Denne kommunikasjonen sendes ut i det øyeblikket en deltaker sender inn påmeldingsskjema fra web. Det er bare de som kommer inn via webskjemaet som får denne og dette pleier å brukes som en bekreftelse på at organisasjonen har mottatt påmeldingen.
Kommunikasjon ved godkjenning av deltaker
Denne kommunikasjonen får alle deltakere i det øyeblikket de godkjennes som deltakere, altså når de enten godkjennes i weblista eller registreres manuelt som deltaker. Her er det vanlig å skrive noe mer informasjon om arrangementet.
Kommunikasjon hvis deltaker settes på venteliste
Denne kommunikasjonen får deltaker når vedkommende settes automatisk på venteliste dersom arrangementet er fulltegnet, eller om du manuelt setter vedkommende på en venteliste.
Kommunikasjon hvis deltaker ikke får plass
Denne kommunikasjonen får deltaker hvis vedkommende merkes med at det ikke er plass å arrangementet.
Påminnelser
Påminnelse 2 dager før arrangementsdato
2 dager før arrangementsdato kan du sende ut en påminnelse om arrangementet. Mange velger å sende denne på SMS, mens de andre kommunikasjonene går på e-post. Det er fordi det er viktig at deltaker nås med denne påminnelsen.
Påminnelse etter påmelding
Her kan man angi hvor mange dager etter påmelding man skal sende ut en påminnelse.
Avmeldinger
Deltaker avmeldt
Dersom deltaker meldes av får vedkommende denne kommunikasjonen. Den sendes ikke ut dersom deltaker merkes med "Ikke møtt" og meldes av på grunn av det.
Avmeldt - melding til arrangør
Avmeldt kurs, melding til nivå 2
Kurs avlyst
Kurs ferdig
Kurs - deltaker - evalueringsskjema
Kurs - deltakerbevis
Kurs - ikke møtt
Når en deltaker blir satt med Oppmøte -> Ikke møtt så lages utsendelse umiddelbart dersom aktivt oppsett finnes på arrangementet.
NB: Når man setter "Ikke møtt" så blir utsendelse basert på oppsett registrert med en gang, så det hjelper ikke å angre avmelding for å fjerne "Ikke møtt" og dermed hindre utsendelse.
Tidsstyrt triggerbasert kommunikasjon
Feltene for "Aktiv fra og med dato" og "Til og med dato" er ikke noe du behøver å tenke på dersom du bare skal ha den samme kommunikasjonen for samme hendelse gjennom hele kurset. Vi setter automatisk riktig fradato og så stoppes kommunikasjonen når ingen kursdeltakere lengre endrer status eller kurset endrer status.
Men om du ønsker å sende en deltakerbekreftelse for de som melder seg på i starten av påmeldingsperioden og en annen når det nærmer seg fristen så kan dette styres her. Det fungerer for SMS og e-post. Du kan da lage 2 eller flere oppsett med datoangivelser slik at man automatisk går fra ett oppsett til et annet.
Et eksempel. Du skal ha et kurs i slutten av juni og har påmeldingsmulighet fra april til og med midten av juni. Da lager du ett oppsett som vanlig med fradato som er angitt automatisk og så setter du til og med-dato 31.05.xx. Husk å lagre her ellers erstattes dette oppsettet med nytt når du trykker "Nytt oppsett for e-post". Etter lagring velger du "Nytt oppsett for e-post" og angir fra og med-dato til 01.06.xx og tom tildato. Du legger inn det som skal være tekst i disse to. Da vil de som bekreftes til og med 31.05 får den første bekreftelsen og de som bekreftes fra 01.06 få den andre.
