Brev til utskrift
Winorg kan lage "brev" automatisk eller ad-hoc, fra for eksempel lister. Dersom det skal sendes som "brev" blir det generert pdf-filer som legges i listen under "Brev til utskrift". Disse skal skrives ut og sendes manuelt.
"Jeg vil"-lenke på dashboard
Du kan finne produserte brev vel å følge "Jeg vil se brev som er klare til utskrift"-lenken som de fleste har på "Dashbord-siden". Denne lenken vises kun hvis det er brev klare til utskrift. Hvis listen er tom vises den altså ikke.
Du kan alltid navigere til "Rapporter" og så finne "Brev - klar til utskrift" selv om listen der er tom.
Produksjon av brev
Automatisk produksjon av brev
Det kan settes opp at brev produseres automatisk. Ofte er dette som "siste" alternativ hvis mottaker ikke ha epost eller sms tilgjengelig.
Manuell produksjon av brev
På lister eller rapporter finnes det ofte et valg for "kommuniser" der du kan velge "Skriv brev".
Dette åpner brev-editoren der du kan bruke flettefelt. Du kan derfor lage brev til flere personer samtidig.
Etter du trykker "Flett" vil disse brevene produseres og legges i rapporten "Brev til utskrift". Du får frem en dialogboks der du kan angi et navn på utsendelsen og så kan du velge om du ønsker å navigere rett til "Brev til utskrift".
Skrive ut brev
I listen over brev som er produsert kan du velge et brev ved å markere avhukingen (1) og velge knappen "åpne dokument" (2).
Da får du frem en dialogboks som spør om du vil markere brevet som skrevet ut. Hvis du trykker "Ja" så markeres dokumentet skrevet ut fra listen. Velger du "nei" vil dokumentet fremdeles bli stående på listen. Har du markert brevet som skrevet ut kan du finne det i rapporten "Brev - Tidligere skrevet ut brev".
Dokumentet åpner seg i en ny nettleser-fane som en PDF og må så skrives ut eller lagres på egen datamaskin.
Åpne flere brev
Du kan velge å markere flere brev og trykke "åpne dokument". Da vil alle dokumentene åpnes som én PDF som enkelt kan skrives ut.
Oppfrisk dokument (3)
Oppfrisk dokument er kun aktuelt dersom det er gjort endringer i malen etter at et dokument er generert. Hvis det f.eks. er generert 50 automatiske brev ved utmelding, men så har du senere oppdatert malen under "Kommunikasjon" kan du markere de dokumentene som allerede er laget og trykke "Oppfrisk dokument". Dette kan ikke gjøres på "ad-hoc" brev som er laget.
Oppfrisk liste (4)
Produksjon av brev kan ta lang tid. Du kan derfor velge å "oppfriske listen" over brev som er produsert for å hente de nye dokumentene.
Eksporter (5)
Dette gir deg kun mulighet til å eksportere selve informasjonen som ligger i listen du ser på skjermen, ikke dokumentet som ligger knyttet til dette.
Tidligere skrevet ut brev
Dokumenter du har markert som skrevet ut kan du finne igjen i rapporten som ligger under overskriften "Kommunikasjon" og heter "Brev - tidligere skrevet ut" i 24 måneder.
Logg
Brev vil vises i utsendelseslogg i rapporter og på personer/bedrifter på samme måte som e-post/SMS som er sendt fra Winorg.