Tilgang/innlogging til Winorg

Tilgang krever aktivt verv tilknyttet riktig organisasjonsledd

For å få tilgang til Winorg må man ha fått det tildelt av noen i Organisasjonen. 

Tilgang i Winorg styres via at man har et verv som gir tilgang. Når du har et verv som gir tilgang så får du lov å logge på Winorg. 

Hva du får se når du logger på styres ut fra hvor i organisasjonsstrukturen vervet er plassert. Er vervet plassert på et lokallag vil personen se medlemmer på dette lokallaget og ikke noe annet. Er vervet plassert på et fylkeslag ser man sitt eget fylkeslag og all informasjon under i strukturen og er vervet plassert øverst på hovednivå vil man se alt. 

De fleste kunder har kombinasjoner av grupper/verv som gir tilgang. Det betyr at vi gir tilgang til alle som er "Leder" i "Styret", noe som gjør at tilgang styres ut fra den rollen man har. Dette er noe som settes for hver organisasjon, så ta kontakt med Winorg om du er usikker på hvilke kombinasjoner som gir tilgang hos dere. 

Ellers kan man gi en tilgang manuelt, denne heter "Tilgang til Winorg" og har samme funksjon, men må avsluttes manuelt når tilgang ikke lengre skal gjelde. NB! Husk å gi tilgang på riktig nivå i organisasjonen slik at den som logger på ikke har flere rettigheter enn man skal ha. 

Tildeling av tilgang, steg for steg

Tilgang kan gis via 2 metoder: 

• Søk opp personen som skal ha tilgang. Registrer et nytt verv på vedkommende med riktig gruppe og verv og organisasjonstilhørighet. Dato du angir som startdato er den datoen hvor vedkommende kan logge inn. Stoppdato avslutter tilgangen. 
• Søk opp organisasjonsleddet man skal registrere tilganger til. Naviger til "Grupper" i venstremenyen og velg riktig gruppe. Søk opp personen som skal ha tilgang og gi riktig tilgangsverv. 

Resultatet er det samme på begge disse metodene.  

Om man skal bytte på hvem som har tilgang, for eksempel som leder i et fylkeslag, er det enklest å navigere inn til selve organisasjonsleddet og velge "Grupper" og videre "Styre". Da får man frem hvem som sitter i styret nå. Her har man en funksjon for å bytte fra en til en annen, noe som gjør at man også avslutter tilgang til den som ikke skal ha tilgang lengre. 

Skal man opprette en ny aktør eller legge tilgang på allerede eksisterende aktør?

Hvis en ansatt er medlem/giver/aktiv i organisasjonen er det mulig å legge til tilgangen på den allerede eksisterende aktøren.

Det kan være en fordel å ha en aktør for å

• unngå dublettutfordringer (sammenslåing eller tellinger)
• forenkle innlogging

Avhengig av hva slags innloggingsmetode man benytter kan det by på problemer dersom man ikke har både unik epost (til å fylle ut) og unikt telefonnummer (for å få SMS med 2-faktor-kode)

Tilgang til administrator

Administratorer og de som skal ha tilgang til alt gis tilgang av Winorg. Dette er tilgangen som heter "Portaltilgang"/"Tilgang til Winorg". Tilgang kan også gis av de kundene som har tilgang til klient. 

Automatisk beskjed om at man har fått tilgang til Winorg

Det er tilrettelagt for å trigge kommunikasjon ved opprettelse av nytt verv. Det kan/må settes opp en kommunikasjon per vervtype. Kommunikasjonen trigges med en gang man har registrert et verv på en person. 

Man kan også trigge kommunikasjon ved avslutning av verv. Det kan/må settes opp en kommunikasjon per vervtype. Kommunikasjonen trigges med en gang man setter stoppdato på et registrert  verv på en person. 

Se mer informasjon her om hvordan du setter opp kommunikasjon for tilgang til Winorg

Første gangs innlogging

Første gang man skal logge inn må man bruke "Glemt passord"-funksjonen. Det kan være lurt å informere nye brukere om det. Winorg bruker e-post og mobil for to-faktor-autentisering. Dersom bruker ligger registrert i Winorg veldig mange ganger med samme mobilnummer og e-postadresse kan det være vanskelig å vite hvilken person som skal logge på. For å unngå det problemet går det an å erstatte e-postadresse med id-nummeret. Dvs at man fyller ut id-nummer alle steder hvor systemet ber om e-post. Det går også an å gjøre det ved ordinær pålogging om man får flere duplikater av andre årsaker. 

Typiske feilsituasjoner som dukker opp ved innlogging

Dublett:

Hvis en bruker er registrert to ganger på samme e-postadresse med to forskjellige aktør-id, kan brukeren få problemer med å få tilgang i WDA. Dette gjelder spesielt hvis det mangler personnummer, telefonnummer, adresse eller fødselsdato på ett av aktørnumrene. Med å fjerne epostadressen til det aktørnummeret som står uten personlig informasjon (personnummer, adresse osv.), vil problemet mest sannsynlig bli korrigert.

Feil plassering i organisasjons hierarkiet

Hvis brukeren er tilkoblet feil verv, kan brukeren få begrenset innsyn i WDA. Det er kun brukere med administrator tilgang som har tilgang på toppnivå.

«til dato» er passert.

Om brukeren er koblet til et verv med en til-dato som har passert, vil brukeren miste sin tilgang. For å korrigere problemet må «til dato» oppdateres.