Hva er "Registreringer til godkjenning"?
Hva er "Registreringer til godkjenning"
Når du jobber i Winorg til vanlig så blir alle endringene dine på medlemmer, bedrifter, givere, frivillige og alt annet lagret og oppdatert fortløpende. Det skjer fordi du som bruker av systemet og har god kontroll på hva som finnes i Winorg og hva som kan endres på.
Dersom noen eksterne; et medlem, en giver eller en frivillig endrer noe på "Min Side", eller om noen melder seg inn i organisasjonen via et innmeldingsskjema, eller gir en gave så har vi en godkjenningsfunksjon/ventestasjon før alt oppdateres i Winorg. Det er dette som er "Registreringer til godkjenning". Altså at andre, utenfor organisasjonen, sender inn eller endrer data som bør gjennom en kontrollfunksjon før opplysningene havner i Winorg.
Mange som har jobbet med Winorg lenge vil kalle dette for "Webgodkjenning". Det er fordi historisk kom de aller fleste av registreringene fra webskjema/websider. Men siden vi har flere kilder inn til Winorg, for eksempel via SMS Kodeord så kaller vi arbeidslista nå for "Registreringer til godkjenning".
I Winorg ønsker vi å automatisere så mye som mulig av arbeidsprosessene så vi har tilrettelagt for at det aller meste som kommer inn via eksterne kilder blir automatisk godkjent, det kan være opp mot 95% som godkjennes automatisk. Om noen transaksjoner feiler i godkjenningen vil de ligge igjen i lista for manuell behandling, det samme vil transaksjoner hvor man ønsker manuell behandling dersom
Arbeidsoppgaven som skal gjøres i "Registreringer til godkjenning" er å sammenligne det som er sendt inn av informasjon med det som finnes fra før i Winorg. Vi viser derfor et sammenligningsbilde hvor du ser informasjon som er sendt inn på venstre side og opplysninger slik Winorg foreslår at alt skal oppdateres til på høyre side. Din jobb blir å kvalitetssjekke at Winorg sitt forslag stemmer, evt justere ved behov før du godkjenner transaksjonen.
Når en transaksjon ikke er godkjent, eller avvist, betyr det at informasjonen ikke er oppdatert i Winorg ennå. En transaksjon består av flere deler, for eksempel personinformasjon, samtykker og reservasjoner, fast giver-avtaler, medlemskap, ansettelser etc. De fleste gangene klarer Winorg å oppdatere deler av informasjonen som er sendt inn, men ikke alt. Da er det din jobb å oppdatere resten ved å godkjenne transaksjonen.
Registreringer til godkjenning inneholder:
- Alle innmeldinger til å være medlem, fast giver, abonnent eller ha forsikring
- Påmeldinger til nyhetsbrev
- Endringer av kontaktopplysninger via Min Side
- Respons fra landingssider med for eksempel samtykker, reservasjoner eller andre opplysninger
- Gaver fra skjema på web eller via kodeord
I tillegg vil trekk av Vipps Faste Betalinger håndteres her, se mer informasjon her.
Alle disse transaksjonene blir i hovedsak automatisk behandlet.
De transaksjonene du vil finne i lista her vil være:
- Betalinger/endringer/innmeldinger du har bedt om at skal manuelt behandles. For eksempel er det noen organisasjoner som ønsker å manuelt behandle medlemsinnmeldinger fordi det er bestemte krav til å bli medlem.
- Innmeldinger, påmeldinger, endringer og betalinger som har vært forsøkt automatisk oppdatert, men som har feilet og dermed må behandles manuelt.
Det er viktig å tømme denne arbeidslista jevnlig slik at du ikke har transaksjoner liggende i venterommet for lenge og som gjør at riktig informasjon ikke vises og er oppdatert på personene.
Hvordan behandler man registreringer til godkjenning?
Det første du må se på er hvilken status de ulike transaksjonene har. Ved å sjekke nøye på de så ser du hva som allerede er behandlet ok og hva du må gjøre noe med for å få godkjent posten.
Det er disse statusene som kan forekomme:
- Til behandling (B): Dette er transaksjoner som du som kunde har fått satt opp manuell behandling av. Det betyr at disse bør sjekkes før de godkjennes.
- Feil (F): Denne statusen fremkommer om Winorg har forsøkt å oppdatere data men ikke fått det til, pga noe feil. Da står det en melding som forklarer hvorfor. Da kan du rette opp og forsøke å godkjenne på nytt.
- Oppdatert (O): Alt er oppdatert og ok.
En liste kan typisk se slik ut:
- Her ser du på den øverste raden at aktør (person) har blitt oppdatert (O) men at medlemskapet fortsatt står til behandling (B). Det betyr at du må manuelt godkjenne medlemskapet for at alt skal være ok.
- På den nest nederste raden står det bare "Ansettelsesforhold (B)" uten "Aktør". Det betyr at aktørid på personen er sendt inn og dermed behandles den ikke, men det har kommet en endring på ansettelsen som må behandles manuelt. Dette skjer typisk ved endringer fra Min Side hvor det er kjent hvem endringen gjelder, og hvor man da ikke har behov for godkjenning av personen. Dersom personen også hadde endret mobilnummer eller e-post ville også "Aktør" blitt vist.
- På den nederste raden ser du at aktør (person) står til behandling (B) og Fast Giver til feilet (F). Her er det noe som må gjøres med både person og fast giver-avtalen for å få denne posten godkjent. Når posten står slik har ingenting blitt registrert inn i Winorg ennå og ny fastgiver har ikke fått velkomstdialog. Det skjer først når alt er oppdatert.
Kolonner som vises i lista
- Registrert: Tidspunktet for når registreringen ble sendt inn til Winorg
- Status: Inneholder en kommaseparert liste med statuser på registreringene
- Bruker: Navn på bruker som har gjort siste endring
- Behandlet idag: Vi viser registreringer som er ferdig behandlet av pålogget bruker samme dag slik at man enklere får oversikt over hva man har gjort i løpet av dagen. De som er godkjent får status OK og forsvinner fra lista neste dag. Antall i overskriften teller ikke med de som har status ok.
- Match: Forteller om vi har funnet aktørid basert på at den er sendt inn fra web, den er funnet ved match i Winorg eller om vi har opprettet ny aktør pga manglende match.
- Detaljer: Viser mer detaljert informasjon om status og hvilke type transaksjoner som er sendt inn.
- Ny-innmelding: Settes automatisk når medlemskap registreres til godkjenning dersom aktøren ikke er aktivt medlem pr. dags dato. Den settes også dersom et tidligere medlem melder seg inn på nytt etter å ha vært utmeldt.
- Navn, Adresse, Postnr, Poststed, Mobil, Epost hentes fra det som er sendt inn dersom dette faktisk er sendt inn. Dersom denne informasjonen ikke er sendt inn men vi vet hvilken aktør det gjelder så hentes informasjonen fra aktøren i Winorg.
Eksempler på behandling av registreringer til godkjenning
Her lister vi ut noen eksempler på poster som må manuelt behandles for å se på hvilke vurderinger som må gjøres og hvordan flyten fungerer. Vi tar utgangspunkt i denne lista:
