Oppsett av triggerbasert kommunikasjon
Oversikt kommunikasjon
Under kommunikasjon finner man listen over alle forhåndsdefinerte utsendelser basert på forskjellige hendelser.
Første gangen du bruker triggerbasert kommunikasjon vil alle kommunikasjonsvalgene mangle kanal. Etterhvert som du aktiverer de ulike kanalene så vil de vises i midten, slik som vist under. Her ser du hvilke kanaler som er aktivert for de ulike valgene. Der hvor det står E-post, SMS og Brev betyr det at alle kanalene er godkjent og at Winorg vil prioritere å sende kommunikasjonen etter valgt prioritering.
Som standard er e-post valgt som prioritet 1, SMS som prioritet 2 og brev som prioritet 3. Dersom flere kanaler ligger inne med samme kanalvalg, for eksempel både e-post og SMS så vil Winorg prioritere ut fra standard prioritet.
Du kan få en forhåndsvisning av kommunikasjonen ved å trykke på knappen til venstre for overskriften. Her ser du hvilken tekst som står og hvilke kanaler som er aktivert.
Dersom du vil redigere kommunikasjonen må du trykker på rediger-symbolet på høyre side.
Dersom du trykker på sletteknappen på høyre side vil innholdet du har skrevet slettes. Du fjerner ikke selve muligheten for å skrive kommunikasjon på rolletypen, bare teksten. Dersom du vil fjerne visning av hele raden, dvs kommunikasjon på en medlemstype, abonnementstype eller fastgivertype må du fjerne det i skjermbilde i klienten som heter "Endringsaktivitet".
Aktivere kommunikasjon
Når du har skrevet e-post eller sms eller brev så må du huke av for "Godkjenne e-post/sms/brev som kanal" for at kommunikasjonen skal begynne å gå. I tillegg til godkjenning av de kanalene som skal benyttes må du også godkjenne overordnet at oppsettet for kommunikasjon skal aktiveres. Dette gjør du via knappen for "Kommunikasjon godkjent".
Dersom du bare har godkjent e-post og sms vil bare disse to kanalene benyttes. De benyttes i den prioritet som du har angitt i feltet for prioritet. Her er noen eksempler:
- Om en person har både e-post og mobil registrert så vil vedkommende få informasjon i kanalen du har prioritert først.
- Dersom personen bare har e-post registrert vil vedkommende få kommunikasjon som e-post selv om dette står som prioritet 2, fordi det er den eneste muligheten vedkommende har.
- Dersom personen har både e-post og mobil registrert men har reservasjon for e-post vil dette telle som om vedkommende ikke har valgt kanal, og sms vil benyttes.
Dersom du aktiverer kommunikasjonen og ikke velger alle kanaler eller en person ikke kan nås fordi vedkommende mangler tilgjengelig kanal så vil denne utsendelsen havne på feillista for kommunikasjon. Det er ikke nødvendig å gjøre noe med disse feilede utsendelsene, de ligger der i tilfelle du ønsker å legge til flere kanaler og prøve igjen. Se eller her for å lese mer om feillista.
For sms og e-post har du mulighet til å bestemme det tidligste tidspunktet som du vil sende kommunikasjon. Tidspunktet regnes alltid fra midnatt. Så om du setter 09:00 her så vil kommunikasjon ikke sendes før kl 09:00 selv om den er trigget kl 07:00 om morgenen. Det er per i dag ikke mulig å angi seneste tidspunkt for kommunikasjon før midnatt.
Litt mer om de ulike kanalene
E-post
Huk av ☑ "Godkjenn e-post som kanal", legg inn avsender og emne. Etter det skrives e-posten, enten som en ren tekst e-post eller man kan legge inn HTML kode for mer grafisk utseende.
Det anbefales ikke å kopiere tekst fra Word eller andre tekstbehandlere. Grunnen til dette er at det tar med seg formatering fra programmet som benyttes og det er ikke sikkert det blir likt/riktig i eposten. Det anbefales å skrive eposten rett inn i editoren i Winorg Express.
Man kan legge inn flettefelt fra rullgardinen, da kan man sette et personlig preg og legge ved viktig informasjon i en standard mal.
Dersom det er ønskelig med bilder i e-poster, må bildene ligge på en URL som det linkes til i e-posten.
Du kan legge inn inntil 5 statiske vedlegg. Statisk vedlegg betyr at vedlegget ikke inneholder flettet informasjon fra Winorg. Maks størrelse på vedleggende er 10 MB som standard men kan overstyres av de som har adminrettigheter/tilgang til klient i begrep "FIL_MAKS_STORRELSE_OPPLASTING" på foretak *.
Velg prioritet og første tidspunkt på dagen hvor det man sendes.
Når innholdet er ferdig huk av ☑ "Kommunikasjon godkjent". Dette starter den automatiske utsendelsen av innholdet.
SMS
Huk av ☑ "Godkjenn SMS som kanal" og skriv SMS tekst
Husk at SMS er korte meldinger og man betaler pr SMS. En SMSer 160 tegn.
Man kan legge inn flettefelt fra rullgardinen, da kan man sette et personlig preg og legge ved viktig informasjon i en standard mal.
Husk at antall tegn i en SMS er variabelt hvis man bruker flettefelt. Antall tegn i SMS telles når den er ferdig flettet.
Velg prioritet og første tidspunkt på dagen hvor det man sendes.
Når innholdet er ferdig huk av ☑ "Kommunikasjon godkjent". Dette starter den automatiske utsendelsen av innholdet.
Brev
Huk av ☑ "Godkjenn brev som kanal"
Skriv brev.
Man kan legge inn flettefelt fra rullgardinen, da kan man sette et personlig preg og legge ved viktig informasjon i en standard mal.
Velg prioritet og første tidspunkt på dagen hvor det man sendes.
Når innholdet er ferdig huk av ☑ "Kommunikasjon godkjent". Dette starter den automatiske utsendelsen av innholdet.
Avslutning
Når man er ferdig meg å skrive den/de kanalene man ønsker å benytte huker man av☑ " Kommunikasjon godkjent" øverst i bildet og trykker " Lagre og lukk"