De frivillige kan ha flere roller
En frivillig kan også ha andre type ansvar på en aktivitet i tillegg til å være frivillig eller å være gruppeleder. Man kan for eksempel være lysansvarlig eller ha matansvar. Dette kaller vi for roller. Man har alltid slike ekstra roller innenfor samme aktivitet som man allerede er frivillig på. Et eksempel er at man kan være registrert som frivillig og som matansvarlig på et arrangement.
Rollene vises bare i Winorg (ikke i Mobilise) og brukes for å sortere hvem som skal ha hvilke ansvar, hvor man da kan lage ulike grupper av de og kommunisere.
Det er den ansatte eller gruppeleder som registrere disse rollene på den frivillige og gjøres ved å legge inn nye roller på den eller de aktivitetene hvor den frivillige er registrert fra før av.
Når en ny rolle registreres så må aktivitet, rolle og fradato være utfylt.
Dette kan gjøres på 2 måter avhengig av hvem du er (gruppeleder eller ansatt) og hvor mange aktiviteter den frivillige er tilknyttet. Begge måter kan brukes om hverandre.
Alternativ 1: Er den enkleste måten dersom du selv er gruppeleder på bare en aktivitet:
Du trykker på «+ Engasjement»
Og får opp boksen ferdig utfylt med både aktivitet og dato. Du kan bare velge rolle i nedtrekkslista og lagre og så er du ferdig.
Detter er enkelt fordi Winorg alltid foreslår den aktiviteten du selv har tilgang til.
Alternativ 2: Dersom du er ansatt eller har tilgang til mange aktiviteter
Da vil en av disse aktivitetene foreslår som aktivitetsnavn og det er ikke alltid at aktivitetsnavnet stemmer. Da må du nullstille raden og søke frem riktig aktivitet.
En annen måte å gjøre det på er å først gå inn på selve aktiviteten til personen (for da er aktiviteten valgt) og derfra velge at du vil opprette en ny rolle.
Da trykker du på «Mer om frivillighet»
Dersom personen er engasjert på flere aktiviteter må du stå på riktig aktivitet når du trykker «+ rolle». Dersom personen har flere engasjement på samme aktivitet så er det det samme hvilken av de du står på når du trykker «+ Rolle». Velg ønsket gruppe og trykk lagre.
Det er altså 2 veier til målet her. Enten bruker du «+Enasjement» og velger riktig aktivitet, rolle og fradato. Ellers så står du allerede på en rolle og bruker «+Rolle» for å legge til enda en rolle på denne aktiviteten.